在外貿(mào)溝通過程中，我們不可避免需要寫外貿(mào)郵件，如開發(fā)信、報(bào)價(jià)郵件以及日?；貜?fù)我們的外國客戶。可能很多外貿(mào)業(yè)務(wù)員每天會(huì)寫很多很多的外貿(mào)郵件，可是你會(huì)發(fā)現(xiàn)大多郵件最終石沉大海，是什么原因呢？這就是我們今天要給大家解決的問題啦。
其實(shí)在書寫外貿(mào)郵件的時(shí)候有很多需要注意的點(diǎn)，而現(xiàn)在我們大多數(shù)外貿(mào)員還沒有意識(shí)到這個(gè)問題，那么今天大家看完小編給大家總結(jié)的內(nèi)容后，相信會(huì)對(duì)大家的郵件書寫有所幫助的。
一． 郵件是否越詳細(xì)越好
當(dāng)然我相信很多業(yè)務(wù)員是很認(rèn)真的，也很謹(jǐn)慎的對(duì)待我們每一個(gè)外國客戶，所以在和他們發(fā)郵件的時(shí)候，可能就覺得是不是寫的詳細(xì)，完整，具體一點(diǎn)更好呢？但事實(shí)告訴我們不是這樣的。
曾經(jīng)有人問過他的西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從收件箱移動(dòng)到相應(yīng)的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對(duì)的，也是你要找的right person，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，也就是這2-3秒決定了能否成單的命運(yùn)。
這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長(zhǎng)？因此，首先我們要注意的就是給國外的客戶寫郵件，內(nèi)容不能過長(zhǎng)或者過短，簡(jiǎn)單明確，主題鮮明，聯(lián)系方式正確就可以了。
二． 明確的主題
一個(gè)不明確的主題，會(huì)讓客戶根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅，直接吸引客戶通過主題去點(diǎn)開郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。有些人寫郵件會(huì)這樣設(shè)置主題：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong XXX trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong XXX trading company ltd”等等，一看就知道是推銷信。當(dāng)你一個(gè)禮拜就收到一封推銷信，你可能會(huì)有興趣看看，但是如果你一天收到N封推銷信，估計(jì)就會(huì)很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。所以如何把主題寫好，讓客人知道這是封推銷信，還是要忍不住打開看看？就要根據(jù)不同的情況來判斷了。
（1）比如客戶的詢盤要求我們發(fā)電腦包的價(jià)格單，一般人會(huì)寫成“Price list of laptop bag”。如果客戶長(zhǎng)期采購或者進(jìn)口，他的郵件地址一定會(huì)被很多公司搜索到，每天會(huì)收到很多類似郵件。如果我們把標(biāo)題改成“The/Your required price list of laptop bag”，效果肯定要稍好。
（2）標(biāo)題不要全部用大寫，這樣很容易進(jìn)入垃圾郵箱。
（3）標(biāo)題盡量不要出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
三． 正文
1.針對(duì)性。請(qǐng)?jiān)卩]件中寫上對(duì)方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對(duì)此的重視。如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。
2.郵件正文字體大小，顏色要統(tǒng)一。且盡量使用國際上比較通用的字體。想要突出的重點(diǎn)部分可用粗體、斜體、鮮明顏色等標(biāo)示出來。郵件不要全部用大寫字母。不要為了顯示個(gè)性，或者美觀，選一些不常用字體。因?yàn)槟銦o法判斷客戶是否也使用相同的操作系統(tǒng)或者軟件，如果客戶電腦無此字體，一般會(huì)亂碼。
3.郵件要簡(jiǎn)潔樸實(shí)，不需要華麗。幾句話點(diǎn)到主題，表達(dá)清楚就可以了。能用一句話表達(dá)的，千萬別寫兩句，省掉一切能省的廢話(不包括適當(dāng)禮貌性用語)。郵件中盡量不要出現(xiàn)生僻的單詞。
4.少用第一人稱，少用主動(dòng)語態(tài)，多用被動(dòng)語態(tài)，多用虛擬語氣，目的是陳述事件，而不是一看到郵件就我/我們?cè)趺丛趺礃?。多用短句，少用長(zhǎng)句，一句話最好只出現(xiàn)一個(gè)從句，盡量不要從句里面含著從句，英語畢竟不是我們的母語，句子太長(zhǎng)，讀起來不順口，而且還容易產(chǎn)生歧義。盡量用“WE”，“OUR”而不是“I”, “MY”。因?yàn)闃I(yè)務(wù)員代表的是公司，而不僅僅是個(gè)人。舉個(gè)特殊的例子，比如我們要寫“經(jīng)與老板協(xié)商后做的決定”，“As discussed with my boss……”，這樣寫在很多國家都不會(huì)有問題，但有些國家理解My boss是頂頭上司的意思，而不一定是老板，客戶會(huì)覺得這個(gè)決定是不是不靠譜，或者還有回旋余地。如果寫成“As discussed with our boss…..”，就不會(huì)有任何問題.
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